Gestão de risco em tempos de Pandemia

O coronavírus COVID-19 deixa pelo mundo um rastro de problemas econômicos, políticos e socias. Muitas organizações estão passando por situação crítica.

Abaixo, Jim Mellon, especialista do Gartner, explica em pequenos tópicos, os principais quesitos para o gerenciamento de riscos operacionais e comenta o resultado de uma pesquisa online, realizada na primeira semana de março, com mais de 1500 pessoas, a continuidade de negócios frente a crise do Corona vírus:

• 12% das pessoas acreditam que seus negócios estão altamente preparados para o impacto do coronavírus,
• 26% acreditam que o vírus terá pouco ou nenhum impacto em seus negócios.
• 56% dos entrevistados se considera pouco preparada para a crise e
• 11% disseram que estavam relativamente ou muito despreparados.
• 2% dos entrevistados acreditam que seus negócios podem continuar normalmente, destacando a enorme variedade de negócios que podem ser afetados pelo surto.
• 24% dos entrevistados esperam poucas interrupções, enquanto
• 57% (maioria) espera que os negócios continuem em um ritmo muito reduzido.
• 16% acreditam que serão severamente impactados, e apenas
• 1% acreditam que serão descontinuados por completo.

“A maioria das organizações fez algum planejamento para continuidade dos negócios, durante Pandemia; mas ainda há muitas perguntas sem resposta sobre se fizeram tudo o que podiam para gerenciar seus riscos”.

10 recomendações para continuidade dos negócios, frente a Crise/Pandemia COVID-19

1. Montar um time/equipe

Forme uma equipe que represente todas as funções críticas de negócios e reporte diretamente à gerência executiva. A prioridade dessa equipe é avaliar a importância das atividades de negócios e organizá-las em camadas para resposta ou recuperação. Por exemplo, a infraestrutura crítica de TI, como servidores de rede ou VPN, pode ocupar a camada superior, enquanto atividades como treinamentos, podem ocupar camadas inferiores.

2. Monitorar a situação.

Inúmeras fontes de informação podem ajudá-lo a monitorar a taxa de propagação da infecção e sua gravidade. Muitos setores estão usando as informações da Organização Mundial da Saúde. A Microsoft criou um mapa que mostra o avanço do coronavírus (Covid-19) pelo mundo. Em tempo real, a página exibe os locais onde há novos casos da doença.

3. Revisar implicações financeiras

Revise as previsões de receita e comunique-se com investidores e fornecedores sobre possíveis problemas financeiros. Também é fundamental garantir que sua organização tenha capital de giro para enfrentar a tempestade. Considere aumentar a frequência das verificações de capital de giro e ou buscar empréstimos financeiros patrocinado pelo governo para apoiar o fluxo de caixa.

4. Amplie a higiene no local de trabalho

É essencial garantir que sua organização esteja em conformidade com as novas regulamentações do local de trabalho. Além disso, estabeleça protocolo de higiene especial para a equipe que retorna das áreas afetadas e estenda as questões de higiene da organização, em torno da limpeza e fornecimento de suprimentos.

5. Revise as políticas e práticas de RH

Monitore de perto as ausências. Identifique equipes críticas e verifique se a sua organização pode continuar funcionando na ausência deles. Esteja o mais preparado possível para taxas de afastamento de até 40%. Seja sensível às mudanças no envolvimento dos funcionários e nas preferências do local de trabalho e considere oferecer licença médica, férias coletivas ou um programa de trabalho remoto. Outras considerações, são para possíveis repatriamento de funcionários e procedimentos para contatos com visitantes.

6. Estabelecer um programa de comunicações sobre a Pandemia

As pessoas podem se sentir fora do circuito rapidamente, especialmente durante uma pandemia. Designe um porta-voz da empresa que estabeleça um programa de comunicação, com mensagens e scripts pré-aprovados para as partes interessadas, incluindo funcionários, clientes, parceiros da cadeia de suprimentos, companhias de seguros, reguladores e autoridades comunitárias de saúde pública.

7. Revise o impacto nas operações comerciais

Divida essa tarefa em atividades ou áreas de negócios. A equipe formada na etapa 1 deve identificar as principais áreas a serem consideradas. É essencial compreender a realidade nos países de operações e isso inclui avaliar terceiros quanto à sua exposição. As principais perguntas incluem: O transporte está funcionando? As férias foram prolongadas? Onde as operações podem continuar e onde devem parar?

8. Revise as ações e considerações de TI

A TI como uma função comercial tende a ser relativamente bem preparada em termos de continuidade de negócios, mas, no entanto, avalie a cadeia de suprimentos para fornecer equipamentos críticos e manter um estoque extra, se necessário. Veja o gerenciamento remoto do datacenter e as opções de nuvem para sistemas críticos. Habilite programas de trabalho remotos e investigue opções alternativas de voz e bate-papo. Reagende também o trabalho não essencial de TI e priorize os principais aplicativos.

9. Revise os planos e identifique lacunas

Valide funções e responsabilidades, requisitos e procedimentos de recuperação, como uma preparação, faça simulação de trabalho remoto, operação em escala de tempo,etc. Identifique quaisquer falhas na capacidade de recuperação e nas necessidades de recursos. Avalie se os membros da equipe podem lidar com suas responsabilidades e também promover a colaboração entre eles. Em seguida, obtenha feedback da equipe de gerenciamento de crises.

10. Revisão pós ação

Identifique lições aprendidas ou observações chave como resultado do panorama pandêmico. Peça também a cada área que identifique pontos para melhoria. Liste e priorize suas ações de acompanhamento de curto e longo prazo e agende exercícios futuros ou relatórios de resultados.